Corona har fått många verksamheter att snabbt ställa om till videokonferens. När alla är uppkopplade virtuellt till konferensen är det ofta inga problem, men när det är en stor grupp på samma fysiska plats och enbart ett par personer med virtuellt så uppstår det en del utmaningar.
Vi har sammanställt 9 bra saker att tänka på när ni är på konferens och ett antal deltagare inte kan delta fysiskt på plats.
- Var noga med de grundläggande reglerna
När ni börjar mötet, var noga med att sätta klara mål för mötet och sätt en agenda för dagen. Just agendan är väldigt viktig när en eller fler personer är på videolänk. Var extra noga med rasterna. Det är lätt att glömma bort tiden vid rasterna och kanske börja för tidigt eller sent. Det är då svårt för den som inte är på plats att hänga med. Och det är inte roligt för någon att känna sig bortglömd. - Presentationsteknik
Det är ofta svårare att engagera personer i en videokonferens mot personer på plats. Därför är det extra viktigt att fokusera på bra retorik och presentationsteknik. Tänk på att tala tydligt, variera tonen och hastigheten på rösten. När alla är fysiskt på plats är det ofta betydligt enklare att få igång en diskussion i gruppen. Tänk på att ge de som är på videolänk tid att komma in i samtalet. Uppmuntra och bjud in till diskussion så att de känner att de är delaktiga. - Låt ordet gå runt bordet
Att få alla engagerade i samtalet utan att prata i mun på varandra kan vara svårt. Ett bra sätt att få alla att komma till tals är att låta ordet gå runt bordet så alla år en möjlighet att komma med sina synpunkter. Det är ofta svårt att bryta in när man inte är fysiskt på plats och kan använda mer av kroppsspråket. - Fokusera på mötet
Låt inte enskilda diskussioner löpa parallellt med mötet. Fokusera på den punkt som är på agendan och stoppa alla diskussioner vid sidan av. De diskussionerna är omöjliga att hänga med i när man inte sitter på plats. - Prata aldrig i mun på varandra
När det är många deltagare i en videokonferens är det en balansgång mellan att få deltagarna engagerade men ändå strukturerade. Så fort deltagarna börjar prata i mun på varandra så går det inte längre att följa med som virtuell deltagare och man tappar snabbt intresset. Låt den som ansvarar för mötet agera värd. Värden ansvarar för att ordningen hålls i mötet och kan avbryta deltagare och diskussioner. - Våga ta upp svåra frågor
Virtuella möten är annorlunda mot fysiska möten men vi lär oss snabbt. I början kan det kännas obekvämt att våga ta upp svåra frågor när alla inte är på plats fysiskt i samma rum. Våga bryta den barriären, ni kommer snabbt att inse att det går att tackla de tuffa frågorna även i en videokonferens. Det kommer göra din grupp ännu mer effektiv framöver. - Verktyg i konferensprogrammet
Att arbeta tillsammans med exempelvis Whiteboard är svårt när alla inte kan se vad som skrivs och ritas. Det finns många bra verktyg för samarbeten i videokonferensprogrammen ,som Teams och Zoom. Det finns exempelvis virtuella whiteboards, möjligheten att skapa mindre grupprum, delade anteckningar och chatt. Läs på vilka möjligheter som finns och testa funktionerna innan det skarpa mötet så ni vet hur det fungerar. - Glöm inte Vett och Etikett.
Med bra videokonferensutrustning så känns det som alla sitter i samma rum. Glöm inte bort deltagarna som inte är på plats, vanliga misstag är att vända ryggen mot dem eller blockera kameran. Kom också ihåg att alltid säga hej då till deltagarna som inte är på plats fysiskt när ni avslutar mötet. - Den mänskliga faktorn
Precis som att prata ansikte mot ansikte eller chatta så är det inget unikt med videokonferens. Det kommer troligtvis fortsätta vara den nya vardagen i arbetslivet. Visa din bästa sida och fokusera på dina arbetskamrater, inte på hur du ser ut i kameran.
